Gérer et exporter les propositions et participants d'un budget participatif, d'une boîte à idées

Dans le cadre de votre projet participatif, vous serez amené à effectuer des actions sur les propositions directement depuis l'administration. 

DANS CET ARTICLE

• Faire des actions en masse (déplacement, statuts, regroupement)
• Modifier le contenu d'une proposition
• Ajouter des phases de réalisations
• Ajouter une actualité
• Estimer le coût d'une proposition
• Publier une réponse officielle
• Modérer une proposition
• Exporter les contributions et les participants
• Voir la liste des participants

Faire des actions en masse (déplacement, statuts, regroupement)

Il est possible de faire passer plusieurs propositions à l'étape suivante et de changer leurs statuts en masse. 

Pour faire cela, il vous faut aller dans la configuration du projet participatif (Projets participatifs > Tous les projets > Titre de votre projet). 

En cliquant dessus, vous ouvrez donc la page de configuration contenant différents onglets, notamment celui des contributions qui regroupent les propositions déposées dans votre projet. En allant dans cet onglet, vous pouvez voir les propositions, les filtrer par catégorie/par zone et les trier. 

En traduisant les propositions (une ou plusieurs), vous pouvez faire une action de  déplacement  et d' ajout de statuts .

Vous pouvez ainsi sélectionner (cocher) toutes les propositions que vous souhaitez analyser, cliquer sur "Déplacer" et choisir l'étape d'analyse. En cliquant hors de la fenêtre de déplacement, le déplacement sera pris en compte immédiatement et visible sur la plateforme.

Après avoir déplacé les propositions dans l'étape d'analyse, vous pouvez également leur appliquer un statut en quelques clics. Si vous avez défini un statut par défaut dans votre étape d'analyse , alors il n'est pas nécessaire de suivre la procédure suivante.

Dé-sélectionnez les propositions puis cliquez sur Étape et choisissez votre étape d'analyse.

Vous verrez ainsi toutes les propositions que vous venez de déplacer dans l'étape d'analyse. Pour appliquer un statut ("En cours d'analyse" par exemple), sélectionnez à nouveau toutes vos propositions puis cliquez sur Statut et choisissez le statut à appliquer.

Les statuts proposés sont ceux que vous avez créés dans votre étape de dépôt et dans vos étapes de sélection (analyse, vote, résultats) ( Projets participatifs > Tous les projets). 

Vous pourrez alors faire cette démarche pour déplacer les propositions de l'étape d'analyse à l'étape de vote puis de l'étape de vote à l'étape de résultats, et leur appliquer des statuts.

A chaque modification du statut d'une proposition, une notification est envoyée par email à l'auteur de la proposition au moment du changement de statut. Les abonnés reçoivent la notification le lendemain de la modification, le matin à 9h.

Dans d'autres cas, vous pouvez avoir besoin de faire des actions sur une seule proposition. Vous pouvez alors accéder à la page de la proposition dans le back office. 

La 3ème action possible depuis cette page des contributions est l'action de regroupement (souvent effectué avant l'analyse pour éviter d'avoir à analyser des propositions similaires).

Regrouper des propositions consiste à créer une nouvelle proposition que l'on fera avancer à travers les étapes à la place des propositions regroupées. Ce regroupement a généralement lieu lors de l'étape d'analyse. La nouvelle proposition issue du regroupement sera présentée dès l'étape de dépôt et sera comptée dans les compteurs de contributions de votre budget participatif.

Cette nouvelle proposition issue du regroupement aura pour auteur l'organisateur du budget participatif.

Pour effectuer le regroupement, cochez les cases des propositions à fusionner (deux au minimum) puis cliquez sur Regrouper.

Choisissez un titre et remplissez le champ Description. Enregistrez. 

Vous êtes alors redirigé vers la page de la proposition pour terminer de remplir le contenu. La proposition s'affiche maintenant dans la liste des propositions. Vous pouvez donc proposer un statut "Proposition fusionnée" aux propositions regroupées par exemple et passer à l'analyse de la proposition issue du regroupement.

Accéder à la page d'édition d'une proposition

Toujours depuis la liste des propositions de votre onglet Contributions, il vous suffit de cliquer sur le titre d'une proposition pour entrer dans la vue d'édition de la proposition.

Vous pouvez utiliser les filtres ou le moteur de recherche pour retrouver une proposition en particulier.

Modifier le contenu d'une proposition

L'onglet Contenu vous permet de modifier les champs remplis par l'utilisateur lors du dépôt de la proposition. Vous y trouverez donc l'ensemble des champs définis dans le formulaire de l'étape de dépôt dans lequel la proposition a été déposée.

Le contenu d'une proposition ne doit pas être modifié sans l'accord de son auteur. Il est également déconseillé de modifier le contenu après l'ouverture de l'étape de vote.

Si la modification doit être faite par le porteur de projet alors qu'il n'en a plus la possibilité (étape de dépôt fermée), vous pouvez lui envoyer une demande de révision en cliquant sur "Demander une révision à l'auteur" en bas de la page.

Phases de réalisation d'une proposition

Si les phases de réalisation sont activées dans la dernière étape de sélection ( étape de projets lauréats ) de votre projet participatif, vous verrez un bouton Ajouter dans le champ Liste des phases de réalisation de l'onglet Avancement de chaque proposition. Vous pouvez alors indiquer les différentes phases menant à la réalisation du projet.

Les phases de réalisations apparaissent dans l'état d'avancement des propositions, sur la page de la proposition sur l'interface utilisateur.

De même, dans votre étape de projets lauréats, la vue "Liste" permet aux utilisateurs de voir en un coup d'oeil où en sont les étapes de réalisation de chaque projet : 

Ajouter une actualité à une proposition

Le bouton Ajouter de l'onglet Actualité vous permet de créer un article lié à la proposition. 

Il vous suffit de remplir le titre, un résumé, le contenu et une image d'illustration.

Vous pouvez ensuite publier immédiatement l'article en cliquant sur "Créer et publier l'article" en bas de la page : 

Si vous souhaitez programmer la publication de l'article, il suffit de cocher Publier et de mettre la date et l'heure à laquelle vous souhaitez publier votre article dans l'encadré "Options de publication" à droite de l'article : 

Une fois publiée, un onglet Actualités, présent sur chaque proposition, permet aux utilisateurs de voir la liste des actualités sous forme de vignettes. Grâce à ces articles, vous pouvez communiquer sur le suivi de l'avancement de la réalisation des propositions retenues à l'issue de l'étape de vote par exemple. 

L'actualité se trouve également dans l'onglet Présentation de la proposition, au-dessus des commentaires.

Estimer le coût d'une proposition

Afin d'afficher un coût sur les propositions des utilisateurs (notamment dans le cadre d'un vote par budget), vous devez au préalable estimer le coût de l'ensemble des propositions analysées (en particulier celles de l'étape de vote). Le chiffre que vous indiquez dans le champ Estimation du coût est visible de tous les visiteurs du site dans les vignettes des propositions et dans leur page de présentation.

L'estimation du coût s'ajoute dans le bas de l'onglet Contenu d'une proposition (sous les champs remplis par l'auteur de la proposition). 

Si vous utilisez notre outil d'analyse (réservé aux comptes premium), le coût sera ajouté lors de l'analyse par le décideur. 

Vous pourrez modifier le coût à cet endroit après sa publication par le décideur. 

Publier une réponse officielle

Il est possible de publier une réponse officielle à une proposition pour expliquer aux porteurs de projets pour quelles raisons leurs propositions peuvent passer ou ne peuvent pas passer à l'étape de vote de votre budget participatif ou de votre boîte à idées par exemple. 

Cette réponse officielle est affichée dans le haut de la page de la proposition. 

Pour créer votre réponse, vous devez aller dans l'onglet Réponse officielle d'une proposition. 

Ajoutez votre texte dans le champ Réponse.

La date de publication est par défaut celle du jour où vous créez la réponse officielle. Vous pouvez programmer la publication de votre réponse, (et faire de même pour les autres si vous souhaitez que toutes vos réponses officielles soient publiées en même temps par exemple). Pour cela, cliquez sur la date et choisissez la date et l'heure dans le calendrier qui s'affiche.

La réponse sera publiée à la date et à l'heure indiquées.

Cliquez sur Publier (ou sur Planifier si vous avez choisi une date ultérieure) pour enregistrer votre réponse.

Lorsque vous publiez votre réponse immédiatement, celle-ci s'affiche dans le back office, avec son contenu, la date et l'heure de publication et la mention "Publiée". Le compte auteur choisi est indiqué en gris sous la réponse.

Vous pouvez modifier le contenu de votre réponse officielle en cliquant sur Modifier. Cependant, vous ne pouvez plus modifier la date de publication, ni annuler ou supprimer votre réponse. 

Si vous planifiez votre réponse, vous verrez également son contenu, son auteur et la date de publication, avec cette fois la mention "Planifiée". Vous pourrez modifier ces trois éléments en cliquant sur Modifier.

L'auteur de la réponse officielle est le nom d'utilisateur de votre compte.

Modérer une proposition

L'onglet État d'une proposition vous permet de voir et de modifier son état. Il existe 7 états possibles :

• publiée
• à la corbeille
• à la corbeille (contenu masqué)
• brouillon
• dépubliée
• supprimé

Vous avez la possibilité de modérer une proposition en la transférant dans la corbeille. Pour cela, sélectionnez simplement corbeille ou corbeille (contenu masqué) puis indiquez le motif de modération.

Si vous choisissez Corbeille, le contenu de la proposition reste accessible mais est déplacé dans la corbeille ouverte présente en bas des étapes de votre projet. Dans le cas d'une proposition à la corbeille avec le contenu masqué, seuls le nom de l'auteur et la date apparaissent. Le motif de modération est affiché au-dessus du statut.

Exporter les contributions et les participants

L'ensemble des contributions d'un budget participatif peut être exporté à travers l'administration dans un fichier ouvert à l'aide d'un tableur. Les exports des contributions vous permettent de récupérer toutes les données de votre projet participatif.

Ces exports se trouvent dans le menu de l'administration Projets participatifs > Tous les projets.

Pointez le curseur sur la droite de chaque projet : vous y verrez trois petits points. Cliquez sur ces trois points puis sur Exporter.

Ce bouton Exporter vous permet d'exporter les contributions des étapes de participation de votre projet participatif ainsi que les participants pour chaque étape (de ce fait l'export des participants d'une étape de dépôt seront les déposants, ceux d'une étape de vote les votants, etc). Un export des participants de tout le projet est accessible en haut de la liste des exports.

Sélectionnez les exports que vous souhaitez télécharger puis cliquez sur Exporter les données. 

Ouvrir un export

Vous téléchargez un fichier au format CSV. Lorsque vous faites un double-clic sur le fichier téléchargé, il s'ouvre dans Excel avec la séparation en colonnes.

L'export des contributions permet d'obtenir toutes les données relatives à chaque étape : propositions déposées, commentaires faits sous les propositions, votes faits sur les propositions (dans l'export de l'étape de vote) etc.

Présentation d'un export de la liste des contributions

Les lignes de votre export

Les différentes contributions de votre budget participatif se présentent en « cascade » dans votre export. Vous avez ainsi une ligne Proposal par proposition déposée. 

Sous chaque ligne Proposal, vous trouverez des contributions faites sur cette proposition : ProposalVote pour chaque vote (si vous avez exporté la liste des contributions de l'étape de vote) ; les lignes ProposalComment pour les commentaires déposés sous la proposition, puis ProposalNews pour les actualités (si vous avez publié une actualité sur la proposition par exemple). 

Sur la capture d'écran ci-dessus, les lignes 3 et 4 concernent un signalement et une actualité relative à la proposition présentée sur la ligne 2. Le vote et l'actualité présentées sur les lignes 6 et 7 sont relatives à la proposition de la ligne 5. Les lignes 14, 15 et 16 (vote, commentaire, actualité) sont des contributions faites sur la proposition de la ligne 13. 

Les colonnes de votre export

Les premières colonnes présentent les informations sur les propositions : identifiant, référence, titre, dates de création, de publication et de mise à jour, statut… 

La colonne V affiche l'adresse mail des auteurs des propositions.

Les colonnes suivantes présentent les réponses aux champs du formulaire de dépôt. Viennent ensuite les informations sur les votes (si vous avez exporté les contributions d'une étape de vote) et les commentaires.

Parmi ces colonnes, la colonne E peut présenter un intérêt tout particulier pour vous : si vous avez fait un export des contributions d'une étape de vote, alors la colonne E est celle du nombre de votes sur la proposition concernée. 

L'export de la liste des contributions d'une étape de vote contient tous les votes, y compris ceux faits par des comptes non confirmés. Le nombre de votes dans l'export peut donc être différent du nombre de votes attribués sur le compteur global sur l'interface utilisateur. Pour ne voir dans l'export que les votes faits par les comptes confirmés (et donc comptabilisés), vous devez filtrer la colonne nommée Proposal_votes_published pour ne voir que les YES. 

L'export des participants

Cet export affiche une ligne par participant à votre étape ou votre projet. Il contient toutes les données du participant (ses données de profil public et ses données personnelles si elles ont été requises pour participer à un projet) ainsi que son adresse mail.

Si vous souhaitez envoyer un mail à vos participants, la colonne I est particulièrement importante, elle permet de voir si le participant a consenti à être recontacté, à recevoir vos communications. Ainsi vous pouvez filtrer cette colonne pour ne voir que les valeurs "1", c'est à dire les participants ayant accepté (si un participant a refusé, il y aura marqué "0").

Voir la liste des participants

L'onglet Participants vous permet d'accéder à la liste des participants à votre projet (filtrables par étape et par type).