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Créer un formulaire de dépôt
- Qu'est-ce qu'un formulaire de dépôt des propositions ?
- Créer un formulaire
- Choisir les champs du formulaire
- Réglages supplémentaires
- Accusé de réception
- Analyse
- Configurer les notifications
- Modifier les paramètres
Qu'est-ce qu'un formulaire de dépôt de propositions ?
Créer un budget participatif nécessite en premier lieu de créer un formulaire. Le formulaire correspond à la fenêtre qui se présente aux utilisateurs lorsqu'ils cliquent sur le bouton Déposer une proposition dans une étape de dépôt.
Si aucun champ n'y est ajouté, le formulaire contient automatiquement un champ titre que l'utilisateur devra remplir pour déposer sa proposition.
Une fois le formulaire complété et validé, la proposition est déposée dans l'étape de dépôt correspondante avec toutes les informations saisies dans le formulaire :
Créer un formulaire
Ajouter ou modifier un formulaire
Avant de créer un formulaire de dépôt, vous devez créer le projet participatif et ajouter une étape de dépôt.
Dans l'administration, allez dans le menu Projets participatifs > Tous les projets.
Cliquez sur le bouton Créer un projet ou ouvrez un projet participatif déjà créé.
À l'intérieur du projet participatif, créez une étape de dépôt ou ouvrez une étape de dépôt déjà créée.
Ouvrez le volet Formulaire de dépôt.
Vous avez deux possibilités :
- créer un nouveau formulaire de dépôt directement dans l'étape
- choisir un modèle de formulaire de dépôt parmi ceux déjà créés par votre organisation
Que vous choisissiez de créer un nouveau formulaire ou d'utiliser un modèle, vous pouvez personnaliser le formulaire directement dans l'étape de dépôt.
Si un questionnaire d’analyse est lié à un formulaire que vous choisissez comme modèle, une copie du questionnaire sera également créée (dans Projets participatifs > Formulaires des étapes > onglet Analyse).
Choisir les champs du formulaire
Texte d'introduction du formulaire
Le champ Introduction vous permet d'ajouter un texte d'introduction au formulaire de dépôt.
Ce texte se place en haut du formulaire. Il est donc visible par tous les utilisateurs ayant cliqué sur le bouton Déposer une proposition.
Titre de la proposition
Le titre de la proposition est un champ obligatoire qui ne peut pas être supprimé du formulaire. Un texte d'aide peut l'accompagner.
Pour ajouter un texte d'aide, cliquez sur le crayon à droite.
Une fenêtre s'affiche alors avec le champ Texte d'aide.
Lorsqu'un utilisateur saisit le titre de sa proposition, le champ Titre présente la particularité de lui montrer jusqu'à 5 autres propositions qui contiennent également les mots saisis. Cela permet aux utilisateurs de savoir si la proposition qu'ils veulent déposer a déjà été publiée par d'autres participants, et donc d'éviter les doublons.
Description de la proposition
La description est un champ qui permet à l’utilisateur d'expliquer plus en profondeur sa proposition.
Il contient un éditeur de texte permettant aux utilisateurs de mettre en forme leur description.
Pour rendre ce champ obligatoire et pour ajouter un texte d'aide, cliquez sur le crayon sur la droite.
Résumé de la proposition
Le résumé de la proposition est un champ facultatif. Il est limité à 140 caractères, ce que nous recommandons d'indiquer dans le texte d'aide du champ.
Il permet d'afficher un court résumé sur les vignettes des propositions ainsi que dans la page de chaque proposition.
Si le champ résume n'est pas rempli lors du dépôt d'une proposition, la vignette de la proposition contient les premiers 140 caractères de sa description. Le signe [...] indiquera que la description continue au-delà des 140 caractères.
Pour activer ce champ, cliquez sur Ajouter > Résumé. Pour ajouter un texte d'aide, cliquez ensuite sur le crayon sur la droite.
Illustration de la proposition
Le champ illustration de la proposition est facultatif. Vous devez l'activer si vous voulez permettre aux utilisateurs d'illustrer leur proposition grâce à une image téléchargée depuis leur ordinateur. Cette image est affichée sur la vignette de la proposition et sur sa page.
Pour activer ce champ, cliquez sur Ajouter > Illustration. Pour ajouter un texte d'aide, cliquez ensuite sur le crayon sur la droite.
Thèmes ou catégories
Il existe deux possibilités pour permettre aux utilisateurs de donner une thématique à leurs propositions :
- utiliser les thèmes qui, s'ils sont utilisés, se retrouvent à différents endroits de la plateforme. En tant que créateur de projet, vous n'avez pas la main sur la création de thèmes à l'échelle de la plateforme. Nous préférons donc utiliser la création de catégories (ci-dessous) propres à votre projet.
- utiliser les catégories, qui sont propres à chaque formulaire de dépôt et donc à chaque projet. Chaque formulaire d'une étape de dépôt dispose ainsi de catégories différentes.
Pour les catégories, un bouton Ajouter vous permet de saisir les catégories que les utilisateurs peuvent sélectionner.
Vous avez la possibilité d'associer une icône et une couleur à une catégorie.
L'icône et la couleur seront visibles sur la page de la proposition, sa vignette, mais également sur son point de carte dans la vue Plan si vous activez cette vue dans le formulaire de dépôt.
Exemple d'une icône et d'une couleur attribuées à une catégorie, affichées en tant qu'illustration sur la vignette et sur la page de la proposition
Vous pouvez également attribuer une image par défaut à une catégorie, à la place de l'icône et de la couleur, qui s'affichera dans la vignette et en haut de la page de la proposition lorsque l'utilisateur l'aura validée, dans le cas où il n'ajouterait pas lui-même une illustration. L'icône et la couleur seront toujours visibles sur le point de carte dans le plan.
Exemple d'une illustration par défaut sur la vignette et sur le haut de la page de la proposition pour la catégorie Sport
Pour cela, sur la fenêtre d'ajout de la catégorie, activez le bouton Illustration personnalisée puis cliquez sur Déposer ou sélectionner un fichier ou insérez votre fichier en faisant un glisser-déposer. Les fichiers JPG, JPEG et PNG sont autorisés et doivent avoir un poids de 8Mo maximum. Les dimensions recommandées sont de 950x310 pixels.
La liste de vos illustrations importées est ensuite affichée et vous pouvez en choisir une en cliquant dessus.
Lorsque votre choix est fait, cliquez sur Ajouter.
Si vous ne choisissez pas d'icône et de couleur et si vous ne sélectionnez pas d'image par défaut pour une catégorie, une couleur sera automatiquement appliquée lors de la création de la catégorie (la couleur sera la première couleur disponible de la liste) .
Le champ Catégorie se présente dans le formulaire sous forme de liste déroulante pour l'utilisateur. Le choix des utilisateurs apparaît ensuite sur les vignettes et sur les pages des propositions.
Lieu ou adresse
Ce champ est activé par défaut lorsque vous sélectionnez la vue Carte dans les modes d’affichage (voir l'article Ajouter une étape de dépôt). Il est toujours obligatoire pour les déposants lorsqu'il est activé.
S'il n'est pas activé par défaut, cliquez sur Ajouter > Lieu ou adresse.
Une fois le champ ajouté, cliquez sur le crayon pour ajouter un texte d'aide.
Sur l'interface utilisateur, ce champ se présente sous la forme d'une recherche puis d'une sélection de l'adresse parmi une liste proposée.
L’adresse sélectionnée sera reconnue et un point sera placé sur la carte.
Lorsque la vue Carte est activée, les utilisateurs peuvent déposer une proposition en cliquant directement sur la carte interactive.
Après avoir cliqué sur Déposer une proposition sur la carte, l'utilisateur peut compléter le formulaire de dépôt. Le champ Lieu ou adresse est alors déjà rempli avec l'adresse qui a été pointée par l'utilisateur sur la carte.
Le déposant peut modifier l'adresse sur le formulaire en cliquant sur Modifier sur la carte :
Zones géographiques
La zone géographique est un champ qui peut être obligatoire et dont l'objectif est de définir la zone géographique concernée par chacune des propositions. Vous choisissez la liste des zones disponibles. Ça peut être des quartiers, des départements, des pays, etc., car c’est vous qui choisissez l’intitulé des zones proposées.
Pour ajouter ce champ, cliquez sur Ajouter > Zones géographiques.
Cliquez sur le crayon pour ajouter un texte d'aide, pour rendre le champ obligatoire ou pour limiter le dépôt des propositions aux zones géographiques.
La case Limiter le dépôt des propositions aux zones géographiques permet, lorsque l'utilisateur remplit le formulaire de dépôt, de sélectionner automatiquement la zone géographique en fonction de l'adresse saisie dans le champ Lieu ou adresse. De cette manière, les propositions ne concernant pas les zones listées ne pourront pas être déposées. Cela nécessite d'ajouter du code GeoJSON dans les zones géographiques.
Cliquez ensuite sur Ajouter pour ajouter des zones géographiques.
Chaque zone peut être définie par des coordonnées au format GeoJSON afin d'afficher les zones sur la carte et de limiter le dépôt des propositions aux zones géographiques.
Si le code ajouté dans le champ Code GeoJSON de la zone de votre formulaire de dépôt est incorrect, un message d'erreur apparaitra.
Il est également possible de modifier la couleur de la délimitation des zones géographiques. Pour cela, cochez la case Afficher sur la carte puis activez les boutons Bordure et Fond.
Les zones géographiques se présentent dans le formulaire sous forme de liste déroulante. Le choix de l'utilisateur apparaît ensuite sur la vignette et dans la page de sa proposition.
Questions personnalisées
Vous pouvez ajouter à ce formulaire autant de questions personnalisées que vous souhaitez. L'ajout de questions personnalisées reprend la forme de questions dans un questionnaire.
Vous pouvez faire en sorte que les réponses faites aux questions personnalisées ne soient visibles que par l'auteur et par vous. Pour cela, cochez la case Visible uniquement par l'utilisateur et l'administrateur lorsque vous ajoutez votre question.
Réglages supplémentaires
Des réglages supplémentaires peuvent être faits depuis Projets participatifs > Formulaires des étapes (cliquez sur le titre de votre formulaire de dépôt).
Objet déposé
Gardez " Proposition" (objet par défaut) pour votre budget participatif ou boîte à idées.
Liens externes
Vous pouvez permettre aux déposants d'ajouter des liens externes vers leur site internet et/ou vers leurs différents profils sur les réseaux sociaux. Pour cela, dans l'onglet Configuration, sélectionnez les champs que vous souhaitez rendre disponibles (ils seront facultatifs).
Lorsque le déposant remplira ces champs dans le formulaire de dépôt, ils apparaitront ensuite publiquement sur sa proposition dans un encadré à droite sous l'état d'avancement :
A noter que les déposants pourront modifier ces liens externes ou en ajouter à tout moment même après que l'étape de dépôt est terminée.
Accusé de réception
En bas du formulaire, il vous est demandé si vous souhaitez que le contributeur (l'utilisateur qui dépose une proposition) reçoive un accusé de réception par mail suite à la publication de sa proposition :
Si vous cochez la case, le contributeur recevra donc un accusé de réception semblable à celui-ci :
Analyse
Cet onglet permet de configurer l'outil d’analyse.
Les explications pour faire ces paramétrages se trouvent dans l’article d’aide Utiliser l’outil d’analyse.
Si vous avez besoin d'une formation sur cet outil, nous vous invitons à vous rapprocher de notre équipe commerciale pour planifier cette formation (coucou@cap-collectif.com).
Configurer les notifications
L'onglet Notifications vous permet de sélectionner les notifications que vous recevrez ultérieurement par email. Vous pouvez demander à recevoir une notification lorsqu'une proposition est déposée, modifiée et/ou supprimée. Idem pour les commentaires et pour les articles ajoutés par les utilisateurs sur leurs propositions.
L'adresse de réception des notifications est par défaut celle de votre compte. Vous pouvez cependant modifier cette adresse directement dans le champ si vous le souhaitez.
Modifier les paramètres
L'onglet Paramètres vous permet de modifier le titre du formulaire et d'activer/désactiver le tri par coût et la mise en relation ("Permettre de contacter l'auteur").
Le tri par coût, s'il est activé, permet de filtrer les propositions par les plus coûteuses ou les moins coûteuses. Vous pouvez désactiver le tri par coût. Le coût est l'estimation officielle établie par le décideur lors de l'analyse.
Tri par coût activé :
Tri par coût désactivé :
Permettre de contacter l’auteur
Cette fonctionnalité de mise en relation entre les utilisateurs, plus précisément entre l’auteur d’une proposition et un utilisateur, se traduit par un bouton Envoyer un message sous le nom de l’auteur sur la page de sa proposition.
Un utilisateur, même non inscrit sur la plateforme, peut envoyer un message à l’auteur. Cela ouvre une fenêtre d’envoi de message sécurisé.
L’auteur reçoit donc le message ainsi que l’adresse mail de la personne qui le contacte s’il souhaite y répondre. De cette façon, on évite de mettre des coordonnées privées en public !
Vous pouvez connaître le nombre de messages envoyés au total : celui-ci s'affiche en effet à côté de la case d'activation de la fonctionnalité :
Pour voir le nombre de messages envoyés depuis chaque proposition, rendez-vous dans l'onglet Contributions de votre projet participatif (Projets participatifs > Tous les projets).
Le nombre de message reçus par les auteurs est indiqué sur chaque proposition et vous pouvez trier les propositions par le plus ou le moins de messages reçus.
Cette fonctionnalité peut également être activée depuis l'étape de dépôt.