Créer et importer des propositions

Vous pouvez créer ou importer des propositions dans une étape de dépôt (d'un budget participatif, d'un appel à projets ou d'une boite à idées notamment), pour ajouter des propositions qui auraient été déposées au format papier ou pour ajouter des propositions initiales que vous proposez au vote, par exemple. Pour cela, l'étape de dépôt ne doit pas obligatoirement être ouverte. Vous pouvez donc ajouter des propositions avant l'ouverture de l'étape ou après sa fermeture. 

Pour cela, allez dans Projets participatifs > Tous les projets, puis dans l'onglet Contributions de votre projet participatif. 

Cliquez sur le bouton Créer sur la droite. Vous avez alors le choix entre "Créer une proposition" et "Importer via un fichier csv". 

"Créer une proposition" vous permet de créer une proposition en remplissant chaque champ comme si vous déposiez depuis l'interface utilisateur -- cela est utile pour ajouter une proposition individuelle ou un petit nombre de propositions. Pour l'ajout d'un grand nombre de propositions, on préférera donc utiliser la fonctionnalité d'import via un fichier csv.

Créer une proposition

L'option "Créer une proposition" ouvre votre formulaire de dépôt dans l'administration. Il vous faut donc remplir tous les champs en respectant les mêmes règles que vos participants (champs obligatoires, etc).

Le champ auteur est également obligatoire. Il vous faut choisir un utilisateur ayant un compte sur la plateforme. Soit le compte d'un utilisateur existant, soit un compte que vous avez créé pour l'ajout des propositions. La recherche se fait avec le nom d'utilisateur ou l'adresse mail du compte que vous souhaitez ajouter en tant qu'auteur : 

Le champ Date doit également être rempli. Il s'agit de la date publique qui s'affichera sur la vignette et la page de la proposition. Vous pouvez tout à fait choisir une date antérieure à la création (si vous souhaitez par exemple que des propositions ajoutées après la fin de l'étape de dépôt techniquement aient quand même une date précédent la fermeture).

Une fois le contenu ajouté, il vous suffit de cliquer sur "Créer" et la proposition sera publiée dans votre étape de dépôt et visible dans la liste des propositions de l'onglet Contributions.

Importer des propositions via un fichier CSV

En cliquant sur "Importer via un fichier CSV", une fenêtre s'ouvre qui vous permet de télécharger un modèle de fichier CSV à remplir avant de l'importer. 

Cliquez sur modèle de fichier CSV vierge puis ouvrez le fichier téléchargé sur Excel ou LibreOffice. 

Le fichier téléchargé reprend notamment les champs que vous avez sélectionnés (champs optionnels) et créés (champs personnalisés) dans le formulaire de dépôt de votre projet. C'est ce fichier que vous devez compléter. 

Colonne A - Titre du projet.

Colonne B - Auteur du projet. Attention : l'adresse email doit être liée à un compte créé au préalable (administrateur ou utilisateur). 

Colonne C - Coût du projet. Cette colonne correspond au champ Estimation du coût, que vous remplissez lors de l'analyse de la proposition. Ce coût est affiché sur la vignette et sur la page de la proposition. Cette colonne ne correspond pas à l'estimation du coût que vous demandez à l'auteur dans le formulaire de dépôt. Ce champ n'est pas obligatoire. 

Champ Estimation du coût sur la page de la proposition dans le back office

Champ Estimation du coût sur la vignette de la proposition sur l'interface utilisateur

Champ Estimation du coût sur la page de la proposition sur l'interface utilisateur

Colonne D - Adresse (champ Lieu ou adresse, qui permet l'affichage des propositions sur la carte). Deux formats sont acceptés : le format numéro de rue, rue, code postal et ville ; et le format Geocoding, c'est-à-dire la latitude et la longitude. 

Colonne E - Catégorie. Reprenez les libellés des catégories que vous avez créées dans le formulaire de dépôt.

Colonne F - Zones géographiques. Comme pour les catégories, les libellés sont ceux des zones géographiques que vous avez créées dans votre formulaire de dépôt. 

Colonne G - Description. 

Colonne H - Exemple de champ personnalisé ajouté dans le formulaire de dépôt. Le titre de la colonne est l'intitulé de votre question. Dans notre exemple, ce champ est celui où nous demandons à l'auteur de la proposition d'estimer lui-même le coût de son idée. 

Le champ Illustration ne sera pas dans le fichier d'import, même si vous l'avez activé dans votre formulaire de dépôt. De même, les champs de questions au format choix multiple à réponses multiples ne sont pas supportées dans l'import, ni les documents. Vous pourrez cependant remplir ces champs par la suite en allant dans chaque proposition depuis l'administration. 

Après avoir rempli votre fichier, enregistrez-le au format CSV (dans votre fichier, cliquez sur Enregistrer sous > Format CSV UTF-8 (délimité par des virgules)

Exemple d'enregistrement d'un fichier au format CSV sur Excel

Retournez sur l'onglet Contributions de votre projet participatif (Projets participatifs > Tous les projets). Cliquez sur Créer, Importer des propositions puis sur Sélectionner afin d'importer votre fichier. 

Nous vous conseillons de faire un test avec une proposition, puis d'importer l'ensemble de vos propositions par lots de 500. 

Un message vous indique ensuite combien de propositions peuvent être ajoutées sur l'étape de dépôt. S'il y a des erreurs sur votre fichier, un message sur fond rouge vous expliquera pourquoi. 

Exemples de messages d'erreur

Cliquez sur Importer. 

Bravo, vos propositions ont été ajoutées et publiées dans votre étape de dépôt ! Si vous avez configuré un statut par défaut dans votre étape de dépôt, vos propositions importées auront automatiquement ce statut. 

Comme pour les propositions créées par les utilisateurs, vous pouvez éditer vos propositions importées, en faisant des modifications individuelles ou des actions en masse.